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Kaum ein Begriff wird im Unternehmen so inflationär gebraucht wie Projektmanagement (PM).
Mitarbeiter werden kurzerhand zu Leitern eines Projekts ernannt, wohl auf Basis Ihrer Fachkenntnisse in einem für das Projekt relevanten Sachgebiet, welche sie aber faktisch nicht zu dieser Position qualifizieren.
STRAUSS CONSULTA bietet daher IHK-zertifizierte Projektmanager auf Zeit.
Einsatzmöglichkeiten sind
- Projektbegleiter, als Unterstützung/Berater für den amtierenden Projektmanager
- Projektleiter, mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen, nur der Geschäftsführung unterstellt
- Projektmanager, mit umfassenden Entscheidungsbefugnissen
Vorteil: Kombinieren Sie Ihr Fachwissen mit den Techniken und Methoden des modernen PM.
 Gründe für Projektmanagement
Erste Grundüberlegungen, Definition Projekt
Die ersten Techniken und Methoden
Die Verhandlungen und die Team-Zusammenstellung
Die Aufteilung des Projekts in Aufgaben
Der Projektstrukturplan (PSP)
Ablauf- und Terminplanung
Ressourcenplanung auf Basis des Gantt-Diagramms
Risikoanalyse
Integriertes Controlling
Kostensteuerung und Terminplanung
Besprechungen, auch Meetings genannt
Konstante und laufende Aktivitäten
Projektabschluss
 Gründe für die Notwendigkeit eines Projektmanagements:
- Dynamische Märkte mit verkürzten Produktlebens-, Produktentwicklungs oder Innovationszyklen
- Technologische Inventionen und Entwicklungen
- Extreme Kundenorientierung und gewachsene Nachfrage nach spezialisierten Diensten und Systemlösungen
- Ergebnisorientierte und zielgeleitete Arbeitsformen
- Fortschreitende Globalisierung
- Sich rasant entwickelnde Informationsbereitstellung und vereinfachte Kommunikationsmedien
 Erste Grundüberlegungen, Definition Projekt: Entscheidende Frage: Was ist ein Projekt?
Definition „Projekt“ nach DIN 69901
Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.:
· eine genaue Zielvorgabe hinsichtlich
- Produkt- oder Leistung als Projektergebnis
- Start- und Zieltermin
- finanziellem und personellem Aufwand
· eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
· eine projektspezifische Organisation
Der Charakter eines Projekts liegt in der „Einmaligkeit der Bedingungen“. Wie managt man etwas, was man also „zum ersten Mal“ macht?
Definition „Projektmanagement“ nach DIN 69901
Projektmanagement ist die Gesamtheit von
· Führungsaufgaben
· Führungsorganisation
· Führungstechniken und –mittel
für die Abwicklung eines Projekts.
Die Aufgaben sind komplexer als die umgangssprachliche Verwendung vermuten läßt.
 Die ersten Techniken und Methoden:
Die Ist-Soll Analyse steht am Anfang. Diese Zieldefinition ist das Mass der Dinge. An dieser Formulierung muss sich ein Projekt nach Beendigung messen lassen. Was ist am Anfang vorhanden, was soll am Ende vorhanden sein?
Die Stakeholderanalyse berücksichtigt alle Personen und Institutionen, die durch das Projekt tangiert werden - positiv und negativ. So bleiben keine Beeinflussungsfaktoren unberücksichtigt und alle Personen, Abteilungen und Institutionen werden von Anfang an in den Prozess involviert.
Dem Projektmarketing kommt entscheidende Bedeutung zu. Die Kommunikation nach innen und außen hat entscheidenden Einfluss auf Zustimmung, Budgetierung und auf das öffentliche Interesse.
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Schaffung einer Projektidentität (Projektnamen, Projektlogo)
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Externe Kommunikation (Öffentlichkeitsarbeit)
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Interne Kommunikation (Projekt-Hotline , -zeitschrift, -Webseite )
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Wikis, Blogs und Foren
 Die Verhandlungen und die Team-Zusammenstellung:
Der Projektauftrag mit dem kundenseitigen Lastenheft und dem anbieterseitigen Pflichtenheft sind die Grundlage für Verhandlungen, Terminplanungen und Verträge. (Auch das verbindliche Projekthandbuch fußt auf diesen Ergebnissen.)
Eine Symbiose aus beiden Schriftsätzen läßt sich oft nur durch ein QFD (Quality Function Deployment) erzielen, bei dem die Kundenanforderungen, also das WAS, in das WIE der Anbieterleistung übertragen werden. Die Ausarbeitung der Matrix ergibt dann eine quantitative Zielorientierung „für das Projektteam, die aus den Kundenanforderungen abgeleitet wird.
Die endgültige Teamzusammenstellung für das Projekt kann erst auf dieser Basis erfolgen.
Kommunikationsregeln, vor allem im Konfliktmanagement , sind zentrale Techniken eines Projektmanagers.
 Die Aufteilung des Projekts in Aufgaben:
Grundsätzlich splittet man ein Projekt in die klassischen vier Phasen auf:
- Vorstudie
- Planung
- Ausführung
- Übergabe
Dabei sollte man noch die Globalgliederung eines Projekts berücksichtigen. Das Ziel ist der umfassende Projektstrukturplan. Man unterscheidet also diverse Fachbegriffe :
- Projekt = Gesamtes System
- Teilprojekt = Einzelne Komponenten des Systems
- Meilenstein = Phasenende je Komponente
- Vorgang = Durchzuführende Projektfunktion je Phase
- Arbeitspaket = Arbeitspaket je Projektfunktion
 Der Projektstrukturplan (PSP):
Die Zerlegung der Gesamtaufgabe des Projekts erfolgt stufenweise in Teilaufgaben der ersten, zweiten ...n-ten Ebene, wobei diese Teilaufgaben hierarchisch einander zugeordnet sind. Damit soll sichergestellt werden, dass keine Teilaufgabe des Projekts übersehen und vergessen wird, und dass jede Teilaufgabe des Projekts auch nur einmal und an der logisch richtigen Stelle der Struktur erscheint. Ein häufig verwendetes Abbild der Aufgabenzuordnung ist der Projektstrukturplan.
Neben der Zieldefinition ist der Projektstrukturplan (PSP) das wichtigste Basisdokument des Projekts. Mit Hilfe der Strukturplanung wird das Projekt überschaubar, die Strukturpläne bilden die wesentliche Grundlage für Ordnung und Koordination im Projekt. Es gibt keine Alternativen zur Strukturplanung, jedoch verschiedene grafische Darstellungsweisen.
 Ablauf- und Terminplanung:
Ziel ist die Verbindung aus Effektivität und Effizienz der Arbeit. Welche Vorgänge können/müssen parallel ausgeführt werden, Stichwort: Simultaneous Engineering.
- Welcher Vorgang steht aber in welcher Abhängigkeit?
- Was muss vorher passieren bzw. abgeschlossen sein?
- Zu welchem Zeitpunkt kann welcher Vorgang wie weit sein?
- Wann ist der frühestmöglich oder spätmöglichste Zeitraum der Fertigstellung?
In einer Vorgangsliste werden diese Fragen beantwortet, daraus kann man einen grafischen Netzplan entwickeln. Auch regionale und überregionale Feiertage, Urlaub und potentieller Krankenstand müssen berücksichtigt werden.
 Ressourcenplanung auf Basis des Gantt-Diagramms:
Die klassische Darstellung eines Projekts ist das Balkendiagramm. Dieses wird über die üblichen PM-Softwares leicht erstellt. Die STRAUSS CONTENTA bietet die Anpassung eines lizenzkostenfreien Open-Source-Produkts zum Projektmanagement an: PHProjekt [mehr...]
Um eine Verläßlichkeit in diese Grafik zu bringen sind die vorher beschriebenen Arbeitsschritte aber elementar notwendig. Wenn die erhobenen Daten und Ziele ungenau sind, ist auch die Grafik nicht genau. Ein Scheitern des Projekts ist wahrscheinlich.
Es gilt die alte Software-Weisheit: "Garbage in - Garbage out!". Eine Software ist immer nur so gut, wie die eingegebenen Daten.
Auf dieser Basis werden die Ressourcen und Kapazitäten verplant. Dazu gehören
 Risikoanalyse:
Am Ende der Projekt-Planung steht die abschließende Risikoanalyse. Ein Mix aus Auftrittswahrscheinlichkeit, Bedeutung und Entdeckungswahrscheinlichkeit ergeben ein Kennzahlensystem. Das Team kann an diesem Zeitpunkt noch besonders riskante Vorgänge in der Planung lokalisieren und präventiv agieren. Zudem kann das Produktionsteam noch auf besondere Risiken und Gefahren aufmerksam gemacht werden.
 Integriertes Controlling:
Bei der Kontrolle unterscheidet man grundsätzlich zwei Ansätze:
- Operatives Controlling: Tun wir die Dinge richtig?
- Strategisches Controlling: Tun wir die richtigen Dinge?
Ob über Kennzahlensysteme, Grafiken oder persönliche Interviews, der Projektleiter muss zu jedem Zeitpunkt Stärken und Schwächen des Teams und des Projekts reportieren können.
 Kostensteuerung und Terminplanung:
Unter dem Schlagwort „ Project Excellence “ versteht man nichts anderes als professionelles Projektmanagement.
Bei der einfachen Meilensteinanalyse stellt man die geplanten und erreichten Meilensteine gegenüber. Dieser Soll-Ist-Vergleich, bezieht sich dabei auf die Vergangenheit eines Projektes.
Ziel einer Trendanalyse ist es, von dem aktuellen Standpunkt des Projektes aus auf das Projektende in der Zukunft zu schauen, d.h. bezogen auf die Meilensteinplanung: Wenn sich ein Meilenstein terminlich verschiebt, wird die terminliche Auswirkung auf die folgenden Meilensteine dargestellt. Dazu werden zu verschiedenen Zeitpunkten die jeweils aktuellen Meilensteintermine auf einem Zeitstrahl eingetragen. Gleiche Meilensteine werden über die Analysezeitpunkte hinweg miteinander verbunden. Dadurch können zeitliche Verschiebungen graphisch abgebildet werden und Gründe für Abweichungen/Maßnahmen genannt.
Diese Information vermissen die meisten Geschäftsführer von einem internen oder externen Projektmanager.
 Besprechungen, auch Meetings genannt:
Was ist das? Viele gehen rein, nichts kommt raus?
Ein Meeting!
Der Kommunikation kommt im Projektmanagement eine besondere Bedeutung zu. Teambesprechungen sollen helfen, den gemeinsamen Informationsstand zu verbessern. Dabei unterscheidet man diverse Besprechungsarten:
· Meilenstein-Entscheidungsbesprechung
· Planungsbesprechung
· Statusbesprechung (Projektreview)
· Fachbesprechung
· Projekt-Start-Up oder Kick-Off-Meeting
· Projekt-Abschluß-Review
Wenn zu einer Besprechung ohne Agenda, ohne Zeitrahmen und ohne Moderation eingeladen wird raten wir zur Skepsis. Wie soll etwas ziel- und strukturloses ein Ergebnis hervorbringen.
STRAUSS Projektmanager sind geschulte Konferenz-Moderatoren und garantieren eine produktive und kreative Arbeitsatmosphäre.
Konstante und laufende Aktivitäten:
Neben den terminierten Techniken machen die Basis eines fundierten PM diverse Arbeiten aus, die im Hintergrund ablaufen und im Bestfall vom Team oder dem Kunden gar nicht wahrgenommen werden.
#1 Informationsmanagement
Wer weiß wann was? Auf welchem Wege bekommt wer welche Information? Ein einfacher Zettel am schwarzen Brett verfehlt ja meist die erhoffte Wirkung....
#2 Qualitätsmanagement
Fehler passieren, keine Frage. Fehler sollten aber nicht durch den Kunden gefunden werden, sondern schon im Vorfeld durch interen Tests entlarvt und eliminiert werden.
#3 Dokumentationsmanagement
Alle Daten, Dateien und Nachrichten werden auf Wunsch zentral und versioniert hinterlegt.
STRAUSS OPENA bietet zu diesem Zweck eine Individualisierung einer Open Source Software, eine Dokumenten Management System DMS [in Kürze mehr...]
Die Dokumentation wird dadurch zwar nicht automatisiert, geschrieben werden muss sie immernoch per Hand, aber die Ablage und der Zugang zur Information wird standardisiert.
Projektabschluss:
Die Kompetenzmatrix ist für eine lernende Organisation von entscheidender Bedeutung.
Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, Medienkompetenz sind die charakterisierenden Faktoren der Mitarbeiter. In der Nachbesprechung müssen alle Stärken und Schwächen des Teams formuliert werden, Nachqualifikation bei Bedarf organisiert werden, ebenso wie besondere Entlohnung oder Belobigung von herausragenden Mitarbeitern.
Ihr Ansprechpartner:
Stefan Strauss
Tel.: +49.221.4 69 56.20
Weitere Informationen zu dem Themengebiet erhalten Sie unter:
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